Initialement prévu pour Avril 2020 et reporté pour cause de fin du monde, le TPN (Trail des Pyramides Noires pour les intimes) a été contraint de reporter la course d'une année. Souhaitant mettre ce nouveau laps de temps à profit pour peaufiner la course et améliorer l'experience globale vécue par l'ensemble des parties prenantes, la MBM (Mission Bassin Minier) et All - Autour du Louvres-Lens firent appel à Lille Design qui appela à son tour Les Fabricants (quand on vous dit qu'on connait quelqu'un qui connait quelqu'un qui... 🤝). Notre mission commune était, avec un budget raisonnable, de favoriser la communication entre tous les acteurs : L'organisation, les bénévoles, les participants (et leurs familles) et la partie technique (chronométreur, nous).

Alors, que viens faire le design dans un trail de 160 km me diriez-vous ? C'est très simple (Jamy), partons du principe que les outils du designer, c'est vraiment comprendre le métier et ses enjeux et le transformer en solution. Dans le cadre du TPN, Lille Design et l'équipe n'ont pas "designé" en tant que tel : "On a pas designé des choses pour que ça soit un produit etc., mais on a fait du design de service et d'expérience. Ce qui signifie ici beaucoup de compréhension du besoin pour après l'exprimer en solution".
Voilà les bases de notre réflexion 👀

Notre méthodo, pour la majeure partie de nos cas clients est très simple : nous prenons le temps de consulter chaque partie prenante, comprendre ses contraintes, ses objectifs, ce qui la motive etc. Le but est d'anticiper tous les besoins et "externalités" produits pendant le projet.

Un petit aperçu des challenges à relever, du modèle de données envisagé et des fonctionnalités prévues. On peut constater qu'Airtable est la pierre angulaire du projet (on aura l'occasion d'en reparler plus tard🧐)
‍

Prendre en compte les attentes de chacun.e 🤜🤛

- Compréhension des enjeux métiers et clients : rassembler pendant l'espace d'un week-end une multitude d'acteurs différents 🤝

- Accessible à tous : mettre un outil entre les mains de quelqu'un, c'est facile. Faire en sorte qu'il sache l'utiliser parfaitement du premier coup beaucoup moins 🙈

- Rendre la future solution pérenne : s'assurer, au fur et à mesure de notre réflexion et développement de la solution, que cela sera réutilisable pour la prochaine édition sans intervention de notre part 🌱

Après avoir échangé avec les utilisateurs sur les points de friction, on vient évaluer ce qui prend du temps, ce qui est à faible valeur ajoutée. Le plus grand défi réside dans le fait de bien comprendre les métiers de chacun pour lui trouver une solution adaptée (outils, montée en compétences etc) et la déployer simplement.

Techniquement, pas besoin de réinventer ce qui existe. L'univers Nocode étant en constante évolution, on va majoritairement utiliser une stack technique aujourd'hui qui sera différente demain. Décider de ce qui aura le plus d’impact et qui fera la première version. Ici, la stack se compose de 80% de Nocode et 20% de code custom.

Pour la partie front, plusieurs écrans web ont été réalisés en Angular pour venir interpréter notre base de données. Ce sont des pages très simples permettant de mettre les datas en forme 👇

Pour aider les bénévoles à trouver les 128 points de signalement, nous sommes venus créer un outil permettant de lire des coordonnées GPS à partir d'une simple URL. Plusieurs options sont possibles sur ces écrans dont : La possibilité d'appeler les secours, signaler le passage du premier coureur (crucial pour l'organisation de la course 👀) et permettre au bénévole de signaler à la direction de course qu'il a quitté son point de signalement.

Côté base de données, nous sommes partis sur Airtable (un outil Nocode qui peut facilement se substituer à n'importe quel Excel dans votre entreprise, c'est cadeau 🤝). Un outil que l'on peut facilement mettre entre les mains de personnes complètement novices, sans créer d'identifiant pour consulter l'information et auquel on peut assigner différentes vues permettant de visualiser la Data de multiples façons (en Kanban, Gantt, Timeline...).

Enfin, pour communiquer et transmettre facilement des informations à l'ensemble des participants, nous avons opté pour un système d'envoi de SMS (du nom de Twilio) architecturé autour de différentes automatisations, le tout orchestré par l'outil Make (anciennement Integromat, pour les anciens). L'idée était de pouvoir facilement communiquer avec les participants à des moments clefs de la course :
Avant : Pour toutes les informations relatives à la préparation de la course, les vestiaires, numéros utiles etc,
Pendant : En cas de problème sur le parcours, météo,
Après : Réception des résultats dès que la ligne d'arrivée était franchie 🎉

Une fois tout cela installé et configuré, place à la course 🏁

‍

Concrètement, ça change quoi ?

‍

Gestion du vestiaire : Créer un système de vestiaire deux jours avant la course parce que le prestataire initial ne l'a pas prévu ? Pas de problème ! Avec un système d'étiquettes et de QR code relié dans Airtable, c'est un jeu d'enfant à gérer pour les bénévoles 👌

Administration de la course : Suivre en temps réel l'avancée des participant.es, l'arrivée et le départ des bénévoles sur les points de signalement était crucial pour le bon déroulement de la course 🧐

Gestion du stock des ravitos : Dans un espace facile d'accès via une interface accessible à l'ensemble des bénévoles 🍏

Annonce des résultats : En créant une interface web simple venant lire l'identifiant des participants en base, on facilite l'accès aux supporters des participants. Les participant.es eux recevaient directement par SMS leur résultat une fois la ligne d'arrivée franchie 🎉